※この連載の記事は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーのために、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説します。
移動に使われていた時間を有効活用！ 会議にかかる経費も削減！
拠点が複数ある会社では、各拠点のマネジャーが本社に集まって、定例会議を開催している、ということも多いのでは？ 実際に会って会話をすることで、雑談をしたり、その雑談から思いがけないアイデアが生まれたりといった良い面もありますが、「会議に出席するために多くの移動時間がかかる」ということがネックとなっているケースもよくあります。
しかし、ビデオ会議（テレビ会議）ツールの「Hangouts Meet」を使用すれば、どこからでも会議に参加できるため、移動時間を考慮する必要もなく、また、離れた場所の相手と、あたかもその場に一緒にいるかのように会話をすることができます。
不要になった移動時間を、取引先へのご訪問や、書類作成等、やるべき業務に充てることができますね。
移動を伴う会議に参加の場合、必然的に交通費や宿泊費がかかることもあります。加えて、会議室を借りれば会議室の利用料、資料を配布する場合には印刷費、ちょっとした飲み物を準備する場合にはその費用もかかります。そんな経費も、Hangouts を使用すれば、削減することができそうです。
「Hangouts Meet」でビデオ会議を始めるには？
ビデオ会議の始め方はたくさんありますが、代表的な方法として、カレンダーの予定から開始してみます。
「Google カレンダー」を開き、参加したい予定をクリックします。
表示された予定に表示されている「Hangouts Meetに参加」をクリックします。
「ミーティングに参加」をクリックします。
これで、会議に参加することができました。
自分のパソコン画面を相手の画面に映し、スムーズな説明も！
Hangouts Meetには、カメラや音声のオン／オフ機能があります。外出先などでカメラは使いたくない場合には簡単にカメラをオフにできます。周囲がうるさい場所から会議に参加する場合には、自身のマイクを一時的にオフにするといった配慮もできます。
また、会議資料を、参加している全員の画面に簡単に映し出すこともできます。
右下の「今すぐ表示」をクリックし「あなたの全画面」を選択します。
そして、ウィンドウを選択し、「共有」をクリックします。
これだけで、自分が見えている画面を他の参加者の画面にも表示することができます。
下記の例では、他の会議参加者の画面に、自分が操作しているスプレッドシートが表示されています。
会議資料を映し出せなければ、資料の内容について話す際に「スプレッドシートの何行目の……」といった説明を加える必要がありますが、画面で同じ資料を見ることで、スマートに情報共有できますね。
画面の共有を終了する場合（会話の画面に戻る場合）は、「共有を停止」をクリックします。
Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは？ 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには？ Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる？ 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず！ 本連載『「G Suite」時短＆コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介していきます。
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